Cara mengompres dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook

Jika kotak surat Anda penuh, Anda mungkin perlu mengompres atau memperkecil ukurannya. Berikut adalah beberapa tip tentang cara melakukan ini di Microsoft Outlook. Pertama, buka Outlook dan buka tab File. Kemudian, pilih Opsi dan klik Surat. Di bawah judul Kirim/Terima, klik tombol yang bertuliskan Kosongkan Sampah. Ini akan menghapus semua item yang ada di folder Sampah Anda dan mengosongkan sebagian ruang. Selanjutnya, buka tab Folder dan klik Pengaturan Tampilan. Di bawah kotak dialog Pengaturan Tampilan, klik tombol Folder Kosong. Ini akan menghapus semua folder kosong di kotak surat Anda. Terakhir, buka tab File dan klik Alat Pembersih. Di bawah kotak dialog Cleanup Tools, klik tombol Mailbox Cleanup. Ini akan memungkinkan Anda untuk menghapus item lama atau tidak terpakai di kotak surat Anda. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda seharusnya dapat mengurangi ukuran kotak surat Anda dan menjaganya agar tidak penuh.

perangkat lunak penambangan bitcoin gratis windows 10

Microsoft Outlook , klien untuk Outlook, atau layanan email Langsung, menyimpan email dan lampiran secara offline. Saat Anda menerima dan mengirim email, ukuran database terus bertambah. Meskipun memastikan bahwa Anda dapat mengakses email saat tidak tersambung ke Internet, ini juga berarti bahwa kotak surat Anda terus bertambah. Dalam posting ini, kami akan menjelaskan bagaimana Anda dapat mengompres dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook.

Kecilkan dan kurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook

Kerugian dari kotak surat yang lebih besar adalah memperlambat segalanya. Menemukan dan mencari sesuatu membutuhkan lebih banyak waktu. Selain itu, penyedia layanan email seperti Office 365 membatasi ukuran kotak surat maksimum. Artinya, kecuali Anda mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook, Anda tidak akan dapat mengirim atau menerima email.

Di mana semua data kotak surat Outlook disimpan

Jika Anda menggunakan fitur POP atau IMAP, semua file, email, folder, kontak, dll. disimpan dalam file data Outlook (.pst). Jika Anda menggunakan akun Office 365, Exchange, atau Outlook.com, data kotak surat Anda tersedia di File Data Outlook offline (.ost). Meskipun menghapus email dan lampiran dapat membantu jika Anda menyimpan semua informasi dalam file PST, itu tidak memampatkannya sendiri.

Catatan: Kami telah membahas dua cara lagi untuk menghapus file dari Outlook. Jika Anda menggunakannya dan kemudian secara manual mengurangi ukuran file kotak surat, ini akan membantu di masa mendatang.

windows 10 apc index mismatch

Kompres dan Kecilkan File Data Outlook (.pst)

Manfaat dari file PST adalah ketika email dihapus, itu secara otomatis memadatkan database di latar belakang. Proses kompresi terjadi saat Anda tidak menggunakan Outlook. Anda juga dapat mengompresnya dengan melakukan hal berikut secara manual:

1. Buka Outlook dan hapus item yang tidak diinginkan. Saat dihapus, file berakhir di folder Item Terhapus. Klik kanan dan bersihkan.
2. Klik File > Pengaturan Akun > Pengaturan akun .
3. Beralih ke File tanggal tab. Pilih file data yang ingin Anda kompres. Kemudian klik Pengaturan .
4. Klik tab Tingkat Lanjut> Pengaturan file data Outlook.
5. Di kotak dialog Opsi File Data Outlook, klik Kompres sekarang lalu klik Bagus .

Bergantung pada ukuran file PST, kompresi mungkin memakan waktu beberapa menit.

Kompres dan Kecilkan File Data Outlook Offline (.ost)

Banyak akun email menggunakan File Data Outlook offline untuk menyimpan data. File data OST atau Outlook offline mirip dengan file data PST atau Outlook dengan satu pengecualian. Anda tidak dapat mengimpor atau mengekspor ke File Data Outlook offline (.ost).

1. Klik mengajukan > Pengaturan Akun, Pengaturan Akun .
2. Pada File tanggal , klik file data yang ingin Anda kompres, lalu klik Pengaturan .
3. Klik ikon Canggih tab> Opsi file data Outlook .
4. Di kotak dialog Opsi File Data Outlook, klik Kompres sekarang lalu klik Bagus .

Gunakan alat pembersihan email

Outlook menawarkan alat pembersihan surat bawaan, atau Anda dapat menggunakan Alat Pembersih Lampiran Outlook untuk mencari pesan lama dan besar yang dapat dihapus atau dipindahkan ke file PST. Itu juga dapat menghapus salinan email yang bertentangan dengan server email. Terkadang kami menghapus file dari server, tetapi file tersebut masih tersedia di klien, menghabiskan ruang.

Jalankan Alat Pembersih Kotak Surat

1. Klik File > Alat > Pembersihan Kotak Surat.
2. Pilih Lihat Ukuran Kotak Surat, Temukan Item yang Lebih Lama Dari, Temukan Item yang Lebih Besar Dari, Lihat Ukuran Item yang Dihapus, Folder Kosong untuk Item yang Dihapus, Lihat Ukuran Clash, atau Kosongkan Konflik untuk menjalankan tugas yang diinginkan.

Gunakan Alat Pembersih Percakapan

cara membuat jalan pintas di Word

Outlook untuk Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office untuk Bisnis Outlook 2013 dan lainnya alat pembersih percakapan . Percakapan atau korespondensi email adalah satu dan sama. 'Alat bicara' itu cerdas. Ini akan mengevaluasi konten setiap pesan, dan jika bagian dari email tersedia di salah satu pesan pratinjau, itu akan menghapusnya.

Anda memiliki tiga opsi tambahan untuk mengompres dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook

• Hapus centang pada percakapan yang dipilih.
• Folder Cleanup menelusuri folder yang dipilih.
• Membersihkan folder dan subfolder juga memeriksa subfolder.

Ini adalah tip terbaik untuk membantu Anda mengompres dan mengurangi ukuran kotak surat di Microsoft Outlook. Namun, selalu berhati-hati untuk tidak menghapus file penting secara tidak sengaja.

Baca selengkapnya : Bagaimana mengoptimalkan dan mempercepat Microsoft Outlook .