Cara mengelola grup dan tim Microsoft 365 tanpa pemilik

Sebagai pakar TI, Anda tahu bahwa grup dan tim Microsoft 365 bisa menjadi cara yang tepat untuk mengelola proyek dan berkolaborasi dengan rekan kerja. Namun, Anda juga tahu bahwa tanpa manajemen yang tepat, grup dan tim ini dapat dengan cepat menjadi sulit diatur dan tidak dapat dikelola. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara mengelola grup dan tim Microsoft 365 tanpa pemilik sehingga Anda dapat menjaga proyek tetap berjalan dan kolega Anda senang.

Salah satu hal terpenting yang harus dilakukan saat mengelola grup dan tim Microsoft 365 adalah menetapkan harapan yang jelas untuk anggota grup. Pastikan bahwa setiap orang memahami apa peran dan tanggung jawab mereka dalam kelompok. Ini akan membantu mencegah kebingungan dan memastikan bahwa setiap orang berada di halaman yang sama.

Kiat penting lainnya adalah mengatur grup dan tim Anda. Ini berarti membuat konvensi penamaan yang jelas dan ringkas untuk grup dan tim Anda, serta mengatur file dan dokumen proyek Anda di lokasi terpusat. Dengan mengatur grup dan tim Anda, Anda akan mempermudah semua orang untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan dan tetap berada di jalur.

Terakhir, jangan lupa untuk berkomunikasi dengan anggota grup Anda secara teratur. Terus perbarui mereka tentang kemajuan Anda dan minta umpan balik mereka. Ini akan membantu membangun kepercayaan dan membuat anggota grup Anda tetap terlibat dalam proyek Anda. Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat berhasil mengelola grup dan tim Microsoft 365 tanpa pemilik.

Dalam grup Microsoft 365, setidaknya satu akun administrator dapat mengelola dan membuat perubahan yang diperlukan. Namun, jika akun pemilik dihapus di Microsoft 365, tim di Microsoft Teams atau Grup Microsoft 365 dan layanan terkaitnya mungkin menjadi yatim piatu. Meskipun tidak ada yang dapat dilakukan jika pemilik grup telah dihapus, tindakan primitif dapat diambil. Posting ini akan menunjukkan kepada Anda apa yang dapat Anda lakukan mengelola grup dan tim Microsoft 365 yang tidak dimiliki .

Cara mengelola grup dan tim Microsoft 365 tanpa pemilik

Administrator global, administrator Exchange, atau administrator grup dapat membuat kebijakan yang secara otomatis menanyakan anggota grup yang paling aktif, atau grup tanpa pemilik, apakah mereka akan mengambil kepemilikan. Jika anggota menerima undangan, mereka menjadi pemilik.

Apa yang dapat ditentukan untuk kebijakan

• Jika Anda ingin membatasi siapa yang dapat diundang sebagai pemilik dengan menentukan grup keamanan
• Alamat pengirim notifikasi
• Jumlah minggu selama pemberitahuan akan dikirim
• Grup atau tim mana yang merupakan bagian dari kebijakan
• Tamu tidak pernah diundang untuk menjadi tuan rumah.
• Notifikasi dikirim setiap minggu, mulai 24 jam setelah kebijakan dibuat. Penerima tidak dapat meneruskan notifikasi ke orang lain.
• Notifikasi dan respons dilacak di log audit.
• Tindakan dicatat dalam log audit Portal Kepatuhan.
• Hingga dua anggota grup dapat menerima undangan untuk menjadi pemilik.

Langkah Membuat Kebijakan

• Di pusat admin pergi ke tunjukkan semua > Pengaturan > pengaturan organisasi, dan seterusnya Jasa tab, pilih Grup Microsoft 365 .
• Pilih Jika tidak ada pemilik, kirim email dan minta anggota grup yang aktif untuk menjadi pemilik kotak centang.
• Katakanlah Anda ingin mempertahankan pengaturan konfigurasi default; Memilih Menyimpan. Jika tidak , Memilih Sesuaikan kebijakan dan ikuti langkah selanjutnya.
• Pada Opsi pemberitahuan mingguan pada halaman tersebut, tentukan siapa yang dapat menerima pemberitahuan hak milik. Jika Anda mengizinkan atau memblokir anggota tertentu, temukan dan tambahkan grup keamanan yang ingin Anda gunakan.
• Masukkan jumlah anggota aktif yang ingin Anda beri tahu dan pilih jumlah minggu untuk mengirim pemberitahuan. (Daftar notifikasi dibuat selama notifikasi pertama dan tidak berubah.) Pilih Berikutnya .
• Pada Dari siapa surat ini? halaman, pilih pengirim untuk pesan email, lalu pilih Berikutnya . Harap perhatikan bahwa kotak surat bersama tidak didukung. Pengirim harus berupa kotak surat pengguna atau kotak surat grup.
• Pada Topik dan pesan halaman, atur email dan, jika perlu, aktifkan URL arahan kebijakan lalu pilih Berikutnya .
• Pada Pilih grup yang akan ditargetkan halaman, pilih Kelompok tertentu dan pilih grup dan tim yang ingin Anda sertakan dalam kebijakan ini, atau pilih Semua grup .
• Memilih Berikutnya .
• Pada Peninjauan dan penyelesaian halaman, konfirmasi pengaturan Anda dan klik Akhir lalu pilih Dibuat.

Apa yang terjadi jika anggota grup menyerahkan kepemilikan dalam pemberitahuan?

Jika semua anggota menolak untuk mengambil kepemilikan, bahkan setelah beberapa permintaan, di Portal Kepatuhan Microsoft Purview, administrator dapat melihat grup yang tidak dimiliki dalam mode senyap di log audit dengan memilih ikon Kelompok yatim piatu tanpa pengawasan aktivitas. Posting ini, admin harus menghubungi grup secara langsung dan meyakinkan seseorang untuk bertanggung jawab. Begitu mereka menemukan seseorang, mereka dapat menjadikan orang tersebut sebagai admin grup atau tim.

Membaca : Persyaratan sistem Microsoft 365.

Kebijakan untuk grup tanpa pemilik dikonfigurasi, tetapi tidak ada anggota yang diberi tahu.

Ada langkah dalam kebijakan ini yang tidak perlu dikonfigurasi oleh administrator − Dari siapa surat ini? Anda perlu memastikan bahwa Pengirim menggunakan kotak surat pengguna atau kotak surat grup. Pemberitahuan tidak dikirim jika Anda mengonfigurasi pengirim apa pun selain kotak surat pengguna atau grup. Untuk konfirmasi lebih lanjut, administrator dapat memeriksa log audit untuk melihat apakah pemberitahuan email grup telah dikirim.