Cara mengarsipkan email dan mengambil email yang diarsipkan di Outlook

Sebagai pakar TI, saya sering ditanya cara mengarsipkan email dan mengambil email yang diarsipkan di Outlook. Berikut ini ikhtisar singkat tentang cara melakukan keduanya. Untuk mengarsipkan email di Outlook, Anda harus membuat folder arsip terlebih dahulu. Untuk melakukannya, klik tab File, lalu pilih Folder Baru. Beri nama folder 'Arsipkan' (atau apa pun yang Anda inginkan) dan klik OK. Setelah Anda membuat folder arsip, Anda dapat mulai memindahkan email ke dalamnya. Untuk melakukan ini, pilih email yang ingin Anda arsipkan, lalu klik dan seret ke folder arsip. Alternatifnya, Anda dapat mengeklik kanan email yang dipilih dan memilih Pindahkan > Arsipkan. Untuk mengambil email yang diarsipkan, cukup buka folder Arsip dan klik dua kali pada email yang ingin Anda buka. Anda juga dapat mengklik kanan email tersebut dan memilih Buka.

Saat ini ada pertukaran email yang konstan antara individu, perusahaan, dll., Yang menyebabkan peningkatan volume surat di kotak surat kami. Menjadi sulit untuk mengelola sejumlah besar email dan menerimanya setiap saat. Oleh karena itu, untuk mengatasi masalah ini, konsep Pengarsipan email muncul. Mari kita lihat apa itu dan bagaimana Anda dapat mengarsipkan email di Microsoft Outlook 2019/2016.

Apa itu pengarsipan email

Pengarsipan email adalah proses manajemen email yang memproses dan menyimpan email Anda secara sistematis. Secara permanen menyimpan dan melindungi data Anda tanpa kehilangan data. Biasanya, ketika Anda mengarsipkan email, itu menghilang dari kotak masuk Anda tanpa dihapus dan disimpan di folder Folder arsip . Email yang tidak ingin Anda hapus karena Anda mungkin memerlukannya di masa mendatang dapat diarsipkan. Jika perlu, semua email di folder arsip dapat dipulihkan agar tidak kehilangan konten penting. Pengarsipan memindahkan email dari server email jaringan ke komputer lokal Anda.

Cara mengarsipkan email di Outlook

Membuka Microsoft Outlook , klik Awal tombol dan gulir ke bawah ke Pandangan Buka.

Buka kotak masuk Anda dan buka email yang ingin Anda arsipkan. Ketika surat Anda terbuka, Anda akan melihat Arsip di bilah menu di bagian atas kotak surat Anda.

Tekan Arsip dan Anda akan melihat bahwa email Anda telah hilang dari kotak masuk Anda. Anda akan menemukan semua email semacam itu di Arsip folder yang Anda lihat di panel kiri. Klik folder arsip untuk melihatnya.

defaultuser0

Anda dapat mencari email tertentu yang Anda cari di kotak pencarian di atas. Anda dapat memfilter email dan mengurutkannya dari terbaru hingga terlama sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda juga dapat mengatur email berdasarkan tanggal, ukuran, subjek, kepentingan, kategori, dan lainnya.

Pengarsipan email di Outlook sangat mudah dan efektif.

sejarah baris perintah windows

Pengarsipan email massal di Outlook

Untuk mengarsipkan email secara massal di Outlook, buka File > Info > Alat dan pilih Hapus item lama .

Memilih Zip folder ini dan semua subfolder dan pilih folder yang ingin Anda zip.

Lalu, di bagian 'Arsipkan item yang lebih lama dari', masukkan tanggal.

Pilih Sertakan item dengan Jangan gunakan pengarsipan otomatis untuk mengarsipkan yang ditandai dengan opsi .

Klik OK dan keluar.

Membaca : Bagaimana Pengarsipan otomatis item lama di Microsoft Outlook .

Cara mengambil email yang diarsipkan di Outlook

Untuk mengakses email yang diarsipkan di Microsoft Outlook:

cara mengatur ulang pabrik windows 10 tanpa pengaturan

1. Buka Outlook
2. Pilih alamat email
3. Klik pada folder arsip
4. Di sini Anda akan melihat semua email yang diarsipkan.

Saya harap posting ini bermanfaat bagi Anda.