Cara membatasi pengeditan dokumen yang diunggah di Microsoft Teams

Sebagai pakar TI, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membatasi pengeditan dokumen yang diunggah di Microsoft Teams. Dengan menggunakan beberapa tip sederhana, Anda dapat memastikan bahwa dokumen Anda aman dan terlindungi dari perubahan yang tidak diinginkan.

Hal pertama yang dapat Anda lakukan adalah menyiapkan izin untuk siapa yang dapat mengedit dokumen. Ini dapat dilakukan dengan masuk ke pengaturan dokumen dan memilih siapa yang dapat mengedit dokumen. Dengan melakukan ini, Anda dapat memastikan bahwa hanya mereka yang memiliki izin yang sesuai yang dapat membuat perubahan pada dokumen.

Cara lain untuk membatasi pengeditan dokumen adalah dengan menggunakan versi dokumen. Ini berarti Anda dapat menyimpan versi dokumen yang berbeda dan kemudian mengontrol siapa yang memiliki akses ke versi mana. Ini berguna jika Anda perlu memastikan bahwa hanya orang tertentu yang memiliki akses ke bagian tertentu dari dokumen.

Terakhir, Anda juga dapat menggunakan proteksi kata sandi untuk membatasi pengeditan dokumen. Artinya, hanya mereka yang memiliki kata sandi yang dapat membuat perubahan pada dokumen. Ini bisa menjadi pilihan yang baik jika Anda perlu memastikan bahwa hanya orang tertentu yang memiliki akses ke dokumen tersebut.

Dengan menggunakan tips ini, Anda dapat dengan mudah membatasi pengeditan dokumen di Microsoft Teams. Dengan melakukan ini, Anda dapat memastikan bahwa dokumen Anda aman dan terlindungi dari perubahan yang tidak diinginkan.

Setiap kali pemilik tim menambahkan anggota ke tim Microsoft Anda , Anda dapat langsung mengedit dan membuat perubahan pada konten di aplikasi Microsoft Teams, termasuk mengedit dokumen yang diunggah. Namun dalam beberapa kasus, pemilik aplikasi Teams tidak ingin anggotanya membuat perubahan apa pun pada file yang diunggah. Dalam posting ini, kami akan menunjukkan caranya batasi pengeditan dokumen yang diunggah di Microsoft Teams .

Cara membatasi pengeditan dokumen yang diunggah di Microsoft Teams

Ini adalah dua cara untuk membatasi pengeditan dokumen yang diunggah di Microsoft Teams.

• Hak untuk mengedit dokumen yang diunggah
• Edit izin saat membagikan dokumen

Anda harus menjadi pemilik tim untuk melakukan ini.

1] Izin untuk mengedit dokumen yang dimuat

Untuk mencegah rekan tim Anda menghapus dan mengedit file yang diunggah di aplikasi Teams, Anda dapat mengubah izin dokumen menjadi lihat saja pilihan. Metode ini berlaku jika Anda menggunakan Microsoft Teams di organisasi bisnis Anda dengan integrasi Sharepoint.

Inilah cara Anda melakukannya:

• Buka aplikasi Teams, buka Teams di panel kiri > pilih tim dan saluran tertentu > klik tab File > klik file yang diinginkan > Buka di SharePoint.
• Selanjutnya, klik pada tiga titik dan pilih dari daftar yang diusulkan Kontrol akses . Dari daftar peserta yang hadir, pilih peserta yang ingin Anda cegah untuk mengedit atau menghapus file.
• Setelah memilih peserta, klik opsi Dapat melihat (Tidak dapat melakukan perubahan), yang memungkinkan peserta terpilih untuk melihat dan membaca dokumen, tetapi tidak dapat mengeditnya.

2] Edit akses izin saat berbagi dokumen

Terkadang file tim yang diunggah ke grup Obrolan Tim hanya dapat diubah oleh pemilik file. Saat menambahkan seseorang ke obrolan, izin tidak diatur secara instan sebagaimana mestinya, tetapi Teams terlambat. Segera setelah seseorang membuka dokumen, semua orang akan diblokir.

• Buka 'File' dan klik kanan pada file yang akses editnya ingin Anda ubah.
• Klik 'Buka Di', lalu pilih opsi apa pun (Buka di Browser, Teams, atau Aplikasi).
• Di sudut kanan atas, klik Membagikan , lalu klik tautan bagikan.
• Jendela baru akan terbuka. Klik tautan yang bertuliskan Pengguna dengan akses yang ada dapat mengedit.
• Pengaturan Tautan akan membuka jendela baru seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Anda dapat memilih metode kontrol akses file dari daftar dan klik Menerapkan .
• Pastikan untuk mengubah akses edit di bagian 'Pengaturan Lainnya'. Anda juga memiliki opsi untuk memblokir pengunduhan file jika Anda ingin mengontrolnya nanti.

Kesimpulan

Jika anggota dari luar perusahaan Anda bergabung dengan aplikasi Teams, Anda dapat membatasi izin mereka sehingga mereka tidak dapat menghapus atau mengubah folder dan file yang Anda tambahkan.

Jadi, dari artikel ini, Anda dapat memahami bahwa membatasi akses ke pengguna Microsoft Teams tertentu dapat dilakukan dan ini memerlukan manajemen hak tambahan di pustaka dokumen Microsoft SharePoint yang digunakan Teams. Saya harap langkah-langkah ini membantu Anda mencapai tujuan Anda!

Bisakah anggota Teams mengunggah file?

Ya. Jika file tersedia di perangkat Anda, Anda dapat membagikannya di Teams dengan pengguna lain. Ada dua cara untuk berbagi file dalam pesan obrolan: dengan mengirimkan file itu sendiri, atau dengan mengirimkan tautan ke file tersebut di jendela obrolan.

menghidupkan atau mematikan ikon sistem windows 10

Bagikan file dalam obrolan tunggal atau grup: Di bawah kotak teks tempat Anda menulis pesan, klik Lampirkan Pilih file . Lalu pilih Satu disk atau Unduh dari PC saya (tergantung di mana file itu berada). Memilih Membagikan atau membuka setelah memilih file.

Bagikan file dengan tim Anda di saluran: Di saluran tempat Anda menulis pesan, klik tombol 'Pilih file' dan pilih salah satunya; klik Terkini , pilih file yang baru saja Anda buka dan klik Unduh salinan . Untuk memilih dari semua file yang dapat Anda akses di Teams, pilih Ikhtisar perintah dan saluran , lalu klik Unduh salinan atau bagikan tautan. Tergantung di mana file disimpan, pilih OneDrive atau Unduh dari komputer saya , lalu pilih Unduh salinan atau membuka . Anda juga dapat memilih Unduh pada tab File.

Bisakah saya membuat file hanya-baca di Teams?

Anda dapat mengubah izin melalui Sharepoint atau izin dokumen aplikasi Teams. Anda juga perlu memastikan bahwa saat Anda menambahkan anggota, dia bukan pemilik grup, melainkan anggota atau tamu grup.