Cara menerapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama di Office 365

Dalam hal menjaga data Anda tetap aman dan terjamin, salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menerapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama di Office 365. Ini akan membantu memastikan bahwa data Anda terlindungi dengan baik dan Anda selalu dapat mengaksesnya kapan pun Anda membutuhkannya. ke. Ada beberapa cara berbeda untuk menyiapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama, tetapi yang paling penting adalah memastikan bahwa Anda memahami opsi dan cara kerjanya. Salah satu hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memutuskan jenis data apa yang ingin Anda simpan dan untuk berapa lama. Ada dua jenis data utama yang dapat Anda simpan: pesan dan item. Pesan adalah jenis data paling umum yang ingin disimpan orang. Anda dapat menyimpan pesan untuk jangka waktu tertentu, atau Anda dapat menyimpannya selamanya. Item kurang umum, tetapi bisa sama pentingnya. Item mencakup hal-hal seperti daftar kontak, item kalender, dan tugas. Anda dapat menyimpan item untuk jangka waktu tertentu, atau Anda dapat menyimpannya selamanya. Setelah Anda mengetahui jenis data yang ingin Anda simpan, Anda perlu memutuskan berapa lama Anda ingin menyimpannya. Ada tiga opsi utama: 1. Simpan untuk jangka waktu tertentu 2. Simpan selamanya 3. Hapus setelah jangka waktu tertentu Setiap opsi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, jadi Anda perlu menimbangnya dengan hati-hati sebelum mengambil keputusan. Setelah mengetahui jenis data yang ingin disimpan dan untuk berapa lama, Anda perlu menyiapkan kebijakan penyimpanan. Ada beberapa cara berbeda untuk melakukan ini, tetapi yang paling penting adalah memastikan bahwa Anda memahami opsi dan cara kerjanya. Salah satu cara terbaik untuk menyiapkan kebijakan penyimpanan adalah menggunakan opsi bawaan di Office 365. Untuk melakukannya, buka pusat admin Office 365 dan klik tab 'Kepatuhan'. Dari sana, Anda akan melihat daftar opsi kepatuhan. Gulir ke bawah ke bagian 'Retensi' dan klik tautan 'Tambahkan kebijakan retensi'. Ini akan membawa Anda ke wisaya kebijakan penyimpanan. Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah memberi nama pada polis Anda. Kemudian, Anda perlu memilih jenis data yang ingin disimpan dan untuk berapa lama. Anda juga dapat memilih untuk menerapkan kebijakan ke semua pengguna atau hanya pengguna tertentu. Setelah Anda membuat pilihan, klik tombol 'Simpan'. Kebijakan Anda sekarang akan diterapkan ke semua pengguna yang Anda pilih. Jika Anda ingin menerapkan kebijakan hanya untuk pengguna tertentu, Anda dapat melakukannya dengan membuka tab 'Kepatuhan' di pusat admin Office 365 dan mengeklik tautan 'Retensi'. Dari sana, Anda akan melihat daftar semua kebijakan retensi yang telah dibuat. Temukan kebijakan yang ingin Anda terapkan untuk pengguna tertentu dan klik tautan 'Edit'. Gulir ke bawah ke bagian 'Cakupan' dan klik tautan 'Tambahkan pengguna'. Dari sana, Anda dapat memilih pengguna tertentu yang ingin Anda terapkan kebijakannya. Setelah Anda membuat pilihan, klik tombol 'Simpan'. Kebijakan Anda sekarang akan diterapkan ke pengguna tertentu yang Anda pilih.

Jika kamu ingin tahu cara menerapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama di Office 365, lalu baca postingan ini. Kebijakan retensi adalah koleksi tag penyimpanan yang menentukan bagaimana folder dan item individual (seperti email dan pesan suara) disimpan kotak surat umum di Office 365 sebelum diarsipkan atau dihapus secara permanen. Banyak organisasi bisnis perlu secara proaktif menyimpan konten kotak surat mereka untuk alasan kepatuhan. Kebijakan penyimpanan membantu Anda mengelola risiko terkait hilangnya informasi yang dapat menyebabkan komplikasi hukum.

Cara menerapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama di Office 365

Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama, Anda harus membuat tag penyimpanan dan kebijakan penyimpanan baru, melampirkan tag ke kebijakan, lalu menerapkan kebijakan ke kotak surat bersama.

jurnalis

Begitulah cara Anda bisa menerapkan kebijakan penyimpanan kotak surat bersama di Office 365 :

1. Masuk ke EAC.
2. Buat tag retensi pribadi.
3. Buat kebijakan retensi baru.
4. Lampirkan tag pribadi ke kebijakan penyimpanan.
5. Terapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama.

Mari kita lihat ini secara detail.

1] Masuk ke EAC

Masuk ke EAC (https://outlook.office365.com/ecp) menggunakan kredensial administrator Anda.

cara menggunakan xbox play di mana saja

Tip: Gunakan browser Anda dalam mode pribadi/penyamaran untuk mengakses akun Administrator Exchange Anda. Ini akan mencegah browser memilih kredensial Anda saat ini secara otomatis saat Anda menavigasi ke situs.

2] Buat Tag Penyimpanan Pribadi

Tag retensi dapat berupa salah satu dari berikut ini tiga jenis :

1. Tag kebijakan bawaan (DPT) - Berlaku secara otomatis ke seluruh kotak surat.
2. Tag kebijakan retensi (RPT) - diterapkan secara otomatis ke folder default (Kotak Masuk, Terkirim, dll.) dan
3. hari staf – Diterapkan secara manual oleh pengguna ke masing-masing item dan folder.

Menggunakan tag pribadi, Anda dapat membuat pengecualian untuk tag kebijakan default atau tag kebijakan penyimpanan. Misalnya, jika DPT mengatakan untuk menghapus semua item setelah 5 tahun, Anda dapat membuat pengecualian untuk 'pemberitahuan' yang akan dihapus setelah 7 hari menggunakan tag pribadi.

Untuk membuat tag pribadi, ikuti petunjuk berikut:

1. Tekan manajemen kepatuhan di panel kiri panel kontrol Exchange Admin Center.
2. Kemudian klik tag penyimpanan tab di bagian atas halaman.
3. Anda akan melihat daftar tag retensi yang ada. Tekan di ditambah (+) ikon di bagian atas daftar ini.
4. Memilih diterapkan oleh pengguna ke item dan folder (pribadi) dalam daftar drop-down yang muncul.
5. untuk masuk Nama , memegang tindakan, Dan Umur simpan untuk tag masuk tag baru yang diterapkan oleh pengguna ke item dan folder (pribadi) jendela.
6. Klik Menyimpan tombol.

Demikian pula, Anda dapat membuat tag tambahan yang akan dilampirkan ke kebijakan kotak surat bersama Anda.

Penginstal nvidia tidak dapat melanjutkan tidak kompatibel dengan versi windows ini

Baca juga: Apa perbedaan antara Microsoft Office dan Microsoft 365?

3] Buat kebijakan retensi baru

1. Pergi ke kebijakan retensi tab yang muncul di bagian atas halaman Manajemen Kepatuhan. Anda akan melihat daftar kebijakan yang ada.
2. Klik ditambah (+) ikon untuk membuat kebijakan baru.
3. Masukkan yang sesuai Nama untuk politik.
4. Lampirkan satu atau beberapa tag ke kebijakan (seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya).
5. Klik Menyimpan tombol.

Baca juga: Instal Konsol Manajemen Kebijakan Grup di Windows 11/10. .

4] Lampirkan tag pribadi ke kebijakan penyimpanan.

1. Di jendela kebijakan penyimpanan, klik tanda plus (+). Ini akan terbuka pilih tag penyimpanan jendela yang menampilkan daftar tag yang tersedia.
2. Pilih tag pribadi yang telah Anda buat dan klik tombol Menambahkan tombol.
3. Kemudian klik Oke tombol.

5] Terapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama.

1. Di panel kiri akun admin Exchange Anda, klik penerima .
2. Kemudian klik umum tab atas. Anda akan melihat daftar yang ada kotak surat umum .
3. klik dua kali di kotak surat bersama tempat Anda ingin menerapkan kebijakan.
4. Tekan fitur kotak surat di panel kiri.
5. Pilih kebijakan menggunakan tombol Kebijakan retensi jatuh.
6. Klik Menyimpan tombol.

Catatan:

bilah tugas desktop jarak jauh tersembunyi

1. Hanya administrator yang dapat membuat dan menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama di Office 365.
2. Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan, Anda harus memiliki setidaknya 10 MB data di kotak surat Anda.
3. Kebijakan retensi biasanya memerlukan waktu 7 hari untuk berlaku.
4. Anda dapat membuat satu atau beberapa tag penyimpanan, tetapi hanya satu kebijakan penyimpanan yang dapat diterapkan ke kotak surat dalam satu waktu. Oleh karena itu, kaitkan semua tag yang ingin Anda terapkan ke kotak surat ke satu kebijakan penyimpanan.

Bisakah kita menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama?

Ya. Anda dapat menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat bersama menggunakan fitur kotak surat pilihan. Itu dapat ditemukan dengan mengklik dua kali kotak surat bersama di bawah umum masuk penerima bagian dari EAC. Perhatikan bahwa hanya satu kebijakan yang dapat diterapkan ke kotak surat dalam satu waktu. Jadi, Anda perlu mengaitkan semua tag yang diperlukan dengan satu kebijakan yang akan Anda terapkan ke kotak surat.

Bagaimana cara mengubah kebijakan penyimpanan default di Office 365?

Bagaimana cara menerapkan kebijakan penyimpanan ke kotak surat Office 365?

Anda dapat menerapkan kebijakan penyimpanan ke satu atau beberapa kotak surat di Office 365. menggunakan EAC . Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan ke satu kotak surat, buka Penerima > Kotak surat . Kemudian pilih kotak surat yang diinginkan dan klik tombol sunting ikon atas. Tekan Kotak surat Keanehan kiri. Pilih kebijakan retensi dari daftar tarik-turun dan klik Menyimpan tombol. Untuk menerapkan kebijakan penyimpanan ke beberapa kotak surat, pilih beberapa kotak surat menggunakan Menggeser atau Ctrl kunci. Lalu pilih Opsi Lanjutan > Kebijakan Penyimpanan > Segarkan . Kemudian pilih kebijakan yang diinginkan di Tetapkan Massal Kebijakan Retensi dan klik Menyimpan tombol.